Vol.10　効果的な情報共有のために･･･ツールの導入と効果測定

「情報共有をどのような手段（ツール･･･以下「ツール」と表記）で行っていますか？」と聞かれた時、皆さんはどう答えますか？

一口に情報共有といっても、共有される情報の内容は、連絡事項・スケジュール・ワークフロー・会議・過去のプロジェクト情報など多岐に渡ります。したがって、ツールを問われても様々な答えが返ってくるでしょう。

一般的に情報共有で用いられるツールには以下のものがあります。

【例】　　

　・ メール

　・ 情報共有ツール群（BBS、SNS、グループウェア）

　・ 電話・口頭　　

　・ 会議（TV会議、Web会議）

これらのツールは、目的・時間・対象・手間・コストを鑑みて選択されます。

「メール」や「情報共有ツール群（BBS、SNS、グループウェア）」は、相手との時間調整が不要、情報が蓄積可能（注釈1）、1対多の情報共有が容易、などの点に利点があります。

一方、「電話・口頭」や「会議（TV会議、Web会議）」は、リアルタイム性の要求、コミュニケーションロスの防止、迅速な意思決定の補助、などの点に利点があります。

各ツールの利点を考慮し、状況と共有すべき内容に適した方法を選択することで効果的な情報共有を図ることができます。

さて、情報を上手く共有し、効果的に活用するためにはどうしたらよいでしょうか？

それには情報を蓄積し共有できる環境が必要になります。

代表的なものとしてグループウェアが挙げられます。グループウェアは大変便利で、予め色々な機能が備わっています。自分達に必要な機能だけを選び、ちょっとした設定をするだけですぐに使用することができます。最近ではASPでサービスを提供している企業もたくさんあります。

では、環境が整い、利用が開始されたらそれで終わりでしょうか？

やはりそれだけでは不十分です。

グループウェアはあくまで情報共有を図るためのツールにすぎず、その導入により、どのような効果が得られたかが重要です。そのためには、効果を測る活動、そして改善していく活動が必要です。

つまり、ツールの導入で、どのような効果が得られたのかという投資対効果を定量的・定性的にモニタリングし、PDCAに繋げる活動が重要になるのです。

定量的・定性的な効果を判断するためのメトリクス（指標）定義まで出来ている企業は多々ありますが、モニタリングと分析を行い、改善活動にまでつなげられている企業は決して多くありません。

ツールの導入が、「誰のため、何のため」なのかを根底に計画をたて、導入効果としてその計画を実現することが、組織や個人にメリットや共感や参加意欲をもたらします。

[グループウェアの導入効果例]  

注釈1：メールによる情報の蓄積は利便性や蓄積方法の点から、向き不向きの理解における個人差があります。

文責 uyama