Vol.2 仕事（タスク）には明確な完了条件を設けましょう

皆さんはプロジェクト開始前にどの様な事を決めていますか？

スコープ、スケジュール、ゴール、予算、タスク（またはアクティビティ）、プロジェクトメンバーなど多々あるでしょう。

その中でも今回は、タスクの中身について注目してみたいと思います。

タスクを決定する際、どんなことを決めていますか？

責任者、作業担当者、作業期間、作業工数、他タスクとの関連性、タスク実施における前提条件などでしょうか。

ここで見落としがちなのが、完了条件です。

完了条件とは、タスクを完了とみなすための要件です。

タスクには有形の成果物が発生するものもあれば、ある作業だけで完了するものもありますから、その内容に応じた完了条件を設定することが必要になります。

完了条件の例として、有形成果物が発生するタスクには「システム仕様書の作成完成」・「説明会の資料作成完成」、作業だけのタスクには「クライアントへの訪問」・「説明会の開催」などが挙げられます。

「完了条件を設けるのは、当たり前だ」と思うかもしれませんが、案外できていないまたは曖昧な企業が少なからずあります。

例えば、「説明会の資料作成って作成するだけじゃないの？レビューも完了しなければいけないの？」といったやりとりを作業終了予定日に行っていては、プロジェクト全体のスケジュールに影響を及ぼしてしまいます。

自己完結のタスクであれば自分で完了条件を設けるだけでよいですが、オーナー（クライアントや上司など）がいるタスクの場合は、オーナーと共通認識を持つことが重要です。これだけやれば十分だろうと自分で満足しても、オーナーが満足できなければ自己満足にしか過ぎないのです。

完了条件の設定と認識の一致を必ずタスク開始前に行っておきましょう。

ただ、完了条件はプロジェクトの進行状況などにより変化するため、その都度見直す必要があります。陳腐化してしまっては意味がありません。

皆さんの仕事（タスク）で完了条件が決まっていないものまたは曖昧なものはありませんか？

今抱えている仕事を見渡し、再確認してみてはいかがでしょうか。

もし、明確な完了条件が無い仕事があった場合は、オーナーと口頭で打ち合わせをするだけでなく、紙に書き出しながら話をすることをお勧めします。

文責 uyama