Vol.5 ファシリテーターのポイントについて

コンサルタントとしてプロジェクトに参画していると、クライアントの会議に参加することがよくあります。場合によっては、ファシリテーター（ファシリテーションを行う人）の役割を担うこともあります。

一言でファシリテーターと言っても、実践することはたくさんあります。

ファシリテーターとして会議に参加した場合、皆さんはどのような点に注意を払いますか？

議事進行表通りに会議を進行する、時間通りに会議が終わるようにするなどの基本的なことだけでなく、A部長が退屈そうな顔をしていないか、キーパーソンであるBさんが理解できているかといった参加者個々にも注意を払う必要があるでしょう。

考えや意見の違いから会議が紛糾し意見がまとまらないこともよくあります。

ファシリテーターが実践することはケースバイケースで変ってくるでしょうが、以下のポイントについてはどんな会議（注釈1）においても共通して留意すべき点だと言えます。

（注釈1：会議によっては役割が分かれている場合があります）

l           会議の最初に目的を明確に示し、参加者に理解してもらう

l           議事進行表のタイムスケジュールを説明する

l           1時間以内に会議が終了することが望ましい（それ以上掛かる場合は適宜休憩を挟む）

l           予定時間内に終了しない場合は参加者の了解を得た上で延長する

l           相手に判断を求める場合、相手が内容を理解していることを確認してから行う

l           質問をする場合、意見が欲しいのか了解が欲しいのかを明確にする

l           意見を聞く場合、論拠を明確にしてもらう

l           参加者同士で意見が対立している場合、ひとまず思っている事を言わせる。（ただし、感情論に走り問題の本質からずれていないか、また喧嘩にならないか注意を払う。）
解決が見込めない場合、それぞれWhy（なぜそう思うのか）をまず聞いてから、What to(何をしたらよいのか)・How to(どうやって解決していくのか)を導き出し合理的に解決する。

l           会議に関係の無い話に逸れた場合は遠慮せず本題に戻す（重要な議題の場合は、別に場を設けてもらうよう提言する）

l           重要な発言や議題には関係無いが出た意見は、To-Do/Task/Issueとしてホワイトボードにメモする（忘れないためと発言が埋もれてしまわないため）

l           仮にでも結論を出す(成果が得られないと、貴重な時間を使って会議に出たのに･･･という徒労感が残るだけになる)

l           議事録を書き*、会議参加者に議事録のレビューを行ってもらい共通理解を得る
（※別担当者が存在する場合有り）

l           議事録に決定事項と実施期限(完了期限)を明示し、次回の会議でフォローをする（会議の冒頭が望ましい）

どれも当たり前だと思われることがほとんどでしょうが、この基本を押さえることが、皆から信頼されるファシリテーターへの第一歩となるのです。

文責 uyama