海外ビデオ/電話会議 ナビゲーションサポート

対面・Web会議を問わず事前の打ち合わせ(ブリーフィング)から関わり、参加者同士の相互理解を深めながら、国や言語・文化の違いによるギャップを埋めるお手伝いをいたします。
弊社バイリンガルスタッフがペアを組み、常時2人で対面会議、Webexやスカイプでの会議に貴社のチームの一員として参加して進行をサポート。円滑なコミュニケーションを実現します。

サービス内容

言語スキルに長けたメンバーとマネジメント経験豊富なスタッフがペアを組むことにより、様々なシチュエーションにも当意即妙に対応でき、柔軟かつスムーズな議事進行を可能にします。

事前の打ち合わせを通じて資料やアジェンダ、会議のゴール・論点・課題点を共有し、異国間のコミュニケーションにおいて生じる様々なギャップを埋めながら、参加者双方にとってストレスのない司会をおこないます。

会議終了後もサポートは続きます。会議の論点をまとめ、貴社と先方の間で具体的な対処法や決定事項などが正しく理解されているかもフォローアップします。また、詳細を追跡確認できるように文書化サービスも提供いたします。

サービスの流れ

1. 事前の打ち合わせ(ブリーフィング)

会議内容への理解を深め、事前打ち合わせメモを作成します。

2. 前日リハーサル

当日の段取りを組み、アジェンダを作成します。

3. 会議当日

スムーズな意思決定が行われるようにサポートします。

4. フォローアップタスク

双方の理解にギャップがないことを確認し、文書に残します。この際に会議で定義された用語の用語集 (グロサリー) も作成します。

導入事例

某メーカーのケース

状況

国内大手機械メーカーであるA社は、米国の3社(ソフトウェア開発会社、デバイスメーカー、通信会社)にIoT開発を委託していたが、全4社が参加する会議を開いたことがなかった。

開発依頼からしばらくたち、A社は上記3社と初めてWeb会議を行ったところ、各社とも全く連携をとらずに開発を進めていたことが発覚。お互いの役割も理解していなかった。そのため、デバイス変更に際しては通信会社が国に対し申請書を出す必要があることが新たに判明し、全体のスケジュールが遅れる見通しとなった。

対応

高度な言語能力とコミュニケーションスキルが必要になったこの会議では、以下の対応をとった。

① 状況を整理し、話し合う内容を明確にした。
② あらためて会議のアジェンダを作成して会議を続行し、最終的に3社の役割分担を明確にした。
③ 新たに発見したポテンシャルリスク(プロジェクトを脅かす潜在的な危機)に対処した。
④ 会議終了後、話し合われた具体的な問題への対処法や決定事項を分かりやすくまとめ、関係各社に提出した。